A análise e aprovação de uma proposta de compras de materiais para construção é objeto de várias instâncias em uma empresa. “A aprovação pode ser requerida pela direção da companhia por diversas questões: valor alto da proposta em função de parcerias ou uma compra considerada estratégica. A escolha de uma proposta de preço não é resultado de uma análise meramente financeira, ela envolve diversos aspectos”, diz Francisco das Chagas Figueiredo, consultor nas áreas de Planejamento, Orçamento e Gerenciamento de Obras, e coordenador dos cursos de pós-graduação, capacitação e extensão realizados do Instituto Brasileiro de Engenharia de Custo (IBEC) no Distrito Federal.
Ele explica que, no caso das propostas de compras menos complexas ou de menor valor, a decisão pode ser delegada para o coordenador de compras, ou até mesmo para o engenheiro residente ou equipe de gerenciamento da obra. “De maneira geral, não há uma regra válida para todos. Depende de cada caso. É fundamental ter uma política bem definida na empresa, de modo que, para cada aquisição, esteja definido quem tomará a decisão final. Normalmente assessorado pelas outras partes interessadas”, explica Figueiredo.
Segundo o consultor, existem softwares que colaboram com as construtoras na seleção das propostas de compras. “Normalmente as empresas fazem consultas ao mercado e aos fornecedores em potencial, em função de uma necessidade de compras ou de contratação de serviço. Essas ferramentas ajudam a empresa a fazer uma seleção inicial de qual seria a melhor proposta, inclusive organizando as informações. Uma construtora que vai adquirir uma quantidade significativa de itens, por exemplo, terá uma relação extensa de materiais e serviços para adquirir. E se a empresa não tem uma ferramenta ou um programa para ajudá-la nessa análise, a agrupar os materiais e fazer a comparação, o tempo para a realização desse trabalho será muito maior”.
Pensando somente na aquisição de materiais, o professor afirma que os itens que devem ser avaliados são: qualidade do material; confiabilidade do fornecedor; se a empresa conseguirá atender a quantidade solicitada com segurança; e o histórico de parceria com aquele fornecedor. “Um item fundamental é o preço. A tendência natural é de que quando as construtoras solicitam as propostas de preços, já definam determinadas condições e como aquele fornecimento deve acontecer”.
A escolha de uma proposta de preço não é resultado de uma análise meramente financeira. Ela envolve diversos aspectosFrancisco Figueiredo
Entretanto, Figueiredo ressalta que é comum nas propostas de preços os fornecedores apresentarem condições diferentes daquelas que foram solicitadas. “Fora de São Paulo é usual construtoras comprarem materiais de outros estados. Assim, quando a empresa recebe uma proposta de preço, é preciso verificar a origem do material, já que, às vezes, o preço que está expresso na proposta pode não ser o valor total que a construtora irá pagar. Vamos supor que uma construtora em São Paulo vai adquirir um produto produzido no Paraná. Para chegar ao estado de São Paulo será necessário pagar parcela adicional de impostos. Portanto, é preciso ficar atento”, diz.
Já para avaliação de um orçamento de serviço a construtora deve se certificar se a empresa terá condições de prestar aquele trabalho de acordo com o padrão de qualidade e demais especificações requeridas como garantia do serviço e atendimento às normas de segurança. “O que é avaliado em uma proposta depende, também, do momento que a construtora está passando. Uma variável muito importante são as condições de pagamento. Às vezes, vale mais a pena fechar uma proposta com um valor um pouco mais elevado, se ela estiver com a condição ou prazo de pagamento mais adequado à realidade atual da construtora”.
É fundamental que a construtora faça o pedido de orçamento o mais completo possível. Se não definir bem o que quer contratar, cada prestador de serviço irá entender e apresentar uma proposta com a sua maneira de trabalhar. “O que nem sempre irá coincidir com a necessidade da construtora. Consequentemente, a construtora receberá propostas de preços para produtos completamente diferentes, o que vai dificultar ainda mais a análise de qual é a melhor proposta para aquela situação”, reforça o professor.
O que é avaliado em uma proposta depende, também, do momento que a construtora está passando. Uma variável muito importante são as condições de pagamento. Às vezes, vale mais a pena fechar uma proposta com um valor um pouco mais elevado, se ela estiver com a condição ou prazo de pagamento mais adequado à realidade atual da construtoraFrancisco Figueiredo
Se houver dúvidas, o ajuste deve ser feito em conjunto, envolvendo, inclusive, o engenheiro de obra ou requisitante do serviço. Todos devem participar do processo, diretamente ou através de algum representante seu, que pode até ser o coordenador de compras. “Afinal, o engenheiro de obra será o cliente final. Se ele não for ouvido, pode ser feita uma contratação que não vai atender à necessidade da obra, alerta”.
Depois de escolhida a proposta e fechado o negócio, cada empresa tem sua maneira de fazer o acompanhamento do pedido de um produto ou serviço. “Recomendamos que o acompanhamento passe por duas ou três instâncias. A primeira pode ser o comprador, mas deve haver a participação do gerente da obra. Ele é quem irá dizer se o material comprado chegou adequadamente ou não. Se houve algum problema na prestação do serviço, de modo que, ao final do processo, seja possível chegar a, pelo menos, algumas conclusões: se o serviço contratado ou produto adquirido atendeu às necessidades da construtora; se o processo de contratação foi adequado ou não; e se há a necessidade de se fazer alguma intervenção ou melhoria no processo de contratação. Por fim, a outra conclusão é dar uma nota à empresa. Concluir se vale a pena ou não contratar novamente o mesmo fornecedor”, comenta o consultor.
DICASO fornecedor deve conhecer bem a empresa, seja através de documento que recebeu ou de obtenção de informação complementar. Ele deve estar ciente da necessidade da construtora. “Quando isso acontece, acredito que o risco de se prestar um serviço ruim é muito menor”.
Para ele, conciliar experiência e conhecimento é fundamental para a escolha de uma boa proposta. “Não é suficiente estar muito tempo em uma função, o que significa ter experiência. É preciso ter conhecimento e se manter atualizado. A situação mais desejada é poder contar com profissionais experientes e atualizados de conhecimento”. Por fim, Figueiredo ressalta: “O processo de contratação de prestação de serviço ou fornecimento de material vai além de uma contratação. É muito bom para as duas partes que ele seja interpretado como uma parceria, representando uma relação duradoura, e não uma mera prestação de serviço ou fornecimento momentâneo”, conclui.